Canal de Denuncias Obligatorio

El canal de denuncias pasó a ser obligatorio para empresas de 50 trabajadores o más el 1 de diciembre de 2023. Y es que entró en vigor la Ley 2/2023, que exige a cualquier empresa con este número de empleados a desarrollar e implementar un canal de denuncias para cumplir con la normativa. ¿Y en qué consiste este instrumento? A lo largo de este post te mostraremos qué es y cómo puedes implementarlo. 

Básicamente, un canal de denuncias consiste en una herramienta que desarrolla la propia empresa para que los empleados, los clientes o los proveedores puedan informar, siempre confidencialmente, sobre distintos aspectos que no les gusten. Gracias a este instrumento, las distintas compañías son conscientes de aquellos comportamientos que no debería tener cabida en el lugar de trabajo. 

Los canales de denuncias forman un instrumento muy positivo, ya que contribuye enormemente a que se propicie un entorno de trabajo saludable, transparente y ético. 

Plazos para implementar el canal de denuncias 

Como ya hemos anunciado en el presente artículo, el canal de denuncias es obligatorio en empresas de 50 empleados o más. Sin embargo, también es obligatorio en empresas de menos de 50 empleados obligadas por otras normativas específicas y en empresas cuyo convenio colectivo así lo indique. 

Por otro lado, estos son los plazos que tienen las empresas obligadas a tener canal de denuncias: 

Cabe destacar que la obligatoriedad del canal de denuncias implica otra serie de elementos. Por ejemplo, las empresas deben nombrar un encargado del canal, decidir los medios por los que se van a efectuar las denuncias, cómo se van a tramitar las denuncias, entre otros aspectos. 

¿Qué normativa obliga a estas empresas a tener un canal de denuncias? 

La normativa que obliga a las empresas de más de 50 trabajadores a tener un canal de denuncias es la Ley 2/2023, de 20 de febrero, que regula la protección de las personas que informan sobre infracciones o de acciones de corrupción. Básicamente, esta normativa es una adaptación de la Directiva Whistleblowing, que promulgó la Comisión Europea. 

Esta directiva europea busca mejorar el funcionamiento interno de las empresas, reducir los fraudes y garantizar la protección y anonimato de los empleados que ponen las denuncias. Por este último motivo, la Ley 2/2023 también tiene una fuerte relación con otras normativas como el Reglamento General de Protección de Datos. Además, este decreto también exige que en empresas de más de 50 empleados exista un Delegado de Protección de Datos. 

Leyes que defiendan y compartan una visión del canal de denuncias existen muchas. Por ejemplo, el Código Penal, que señala que debe existir un canal de denuncias como prevención de delitos penales. Lo mismo en leyes como La Ley de Igualdad, la Ley de Blanqueo de Capitales o la Ley de Protección Integral de la Infancia y la Adolescencia para Empresas del Ámbito Deportivo. 

¿Cómo implementar el canal de denuncias obligatorio en tu empresa? 

¿Dónde encontramos la información necesaria para implementar un canal de denuncias? De nuevo, en la Ley 2/2023, en la que se explican tanto las acciones necesarias para arrancar con el canal de denuncias interno obligatorio como para cumplir con los requisitos que se exigen. Nosotros queremos resumirte toda esa información en una pequeña lista. ¡Aquí la tienes! 

• Decidir si la gestión del canal de denuncias será interna o externa. 
• Determinar los medios de comunicación a utilizar, siendo el canal de denuncias digital el más recomendado. 
• Designar al encargado del canal de denuncias. 
• Redactar el reglamento y la política del canal de denuncias. 
• Definir el proceso para la recepción, gestión, tramitación e investigación de las denuncias. 
• Mantener un registro de todas las denuncias recibidas, resueltas y archivadas. 
• Asignar un Delegado de Protección de Datos (DPO). 
• Notificar a la Autoridad de Protección del Informante sobre la implementación del canal de denuncias. 
• Informar a los empleados sobre la existencia del canal de denuncias. 

Requisitos que debe cumplir un canal de denuncias 

Como hemos indicado anteriormente, la Ley 2/2023 es la norma que dicta los requisitos que debe cumplir un canal de denuncias en España: 

• Garantizar los recursos necesarios para asegurar la autenticidad, identidad y confidencialidad del denunciante, el denunciado y los testigos, implementando medidas de seguridad adecuadas similares a las utilizadas en la protección de datos. 
• Asegurar que la información se almacena durante el tiempo necesario para realizar investigaciones adicionales. 
• Permitir que las denuncias se realicen tanto por escrito como verbalmente. 
• Designar a una persona responsable, autónoma e imparcial para el seguimiento e investigación de las denuncias. 
• Emitir un acuse de recibo de la denuncia dentro de un plazo máximo de 7 días desde su recepción. 
• Restringir el acceso a las denuncias únicamente al personal autorizado. 

Por otro lado, para los denunciantes, la empresa debe facilitar información y asesoramiento en relación con el canal de denuncias. De igual manera, deberá de ofrecer asistencia de las autoridades competentes, garantizando así su protección. Por último, la empresa también debe ofrecer asistencia financiera, en el marco de un posible proceso judicial. 

¿Qué pasa si se incumple la obligación del canal de denuncias? 

Las sanciones por no tener un canal de denuncias pueden ascender al millón de euros para las empresas, dependiendo del nivel de gravedad. Y es que se puede entender como una obstaculización a la libre expresión dentro de una compañía. Torpedear la labor de los gestores, vulnerar su confiabilidad o no cumplir con el anonimato del canal puede estar entre las causas de sanción. 

Para terminar el presente artículo, también te queremos acercar las entidades u organizaciones que también tiene la obligación de incluir un canal de denuncias. Como ya hemos dicho, aparte de las empresas con 50 o más empleados, existen más entidades para las que es obligatorio: 

• Organizaciones sin ánimo de lucro. 
• Fundaciones. 
• Partidos políticos. 
• Sindicatos. 
• Organizaciones empresariales que gestionen fondos públicos. 
• Entidades públicas de municipios de más de 10.000 habitantes. 
• Universidades.