Auditoría de Protección de Datos

La protección de datos es un sector presente en cualquier empresa y organización del siglo XXI. Salvaguardar la seguridad y la integridad de los datos personales con los que cuentan las empresas e instituciones públicas no es una opción o una elección: es una obligación. Por ello, las dudas que surgen en torno al tratamiento de los datos personales por parte de las empresas son numerosas. Una de ellas es la de la obligatoriedad de la auditoría de protección de datos. ¿Realmente es imprescindible? 

En este artículo, queremos contarte todo lo que debes saber sobre las auditorías en protección de datos. Si son o no obligatorias para la empresa, en qué consiste un servicio de auditoría de protección de datos, los tipos de auditorías que existen o las fases de una auditoría en protección de datos. ¿Nos acompañas a conocer todos los detalles sobre este campo? 

Servicio de auditoría de protección de datos para empresas y autónomos 

El servicio de auditoría de protección de datos para empresas y autónomos es un proceso común en muchas organizaciones. Y es que, aunque realmente no es obligatorio realizar auditorías de protección de datos, sí es muy necesario para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). En este, se contempla la necesidad de que el responsable de esta área (DPO) sea capaz de demostrar el cumplimiento de la normativa en protección de datos; algo que conocemos como responsabilidad proactiva.  

En este sentido, para poder demostrar que la empresa cumple con el reglamento en materia de protección de datos, muchas organizaciones optan por la realización de auditorías periódicas que lo demuestren. No es el único procedimiento para ello; las organizaciones e instituciones disponen de políticas internas de control del cumplimiento de la normativa de protección de datos para asegurarlo y, además, poder demostrarlo ante las autoridades competentes, como la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). 

Por último, cabe destacar que, aunque de forma general las auditorías de protección de datos no son obligatorias, sí pueden serlo en algunos casos concretos. Nos referimos, por ejemplo, a empresas que dispongan de datos personales muy sensibles o confidenciales. En estos casos, es posible que la autoridad competente lo exija como una obligación más. Estas auditorías en protección de datos pueden ser realizadas, tanto por el personal interno de la organización, como por empresas externas que ofrezcan servicio de auditoría de protección de datos para empresas y autónomos.  

Objetivos de las auditorías de protección de datos 

Como hemos adelantado, el principal objetivo de las auditorías de protección de datos es poder demostrar el tratamiento que una empresa le otorga a la información personal que posee. No obstante, existen algunos objetivos más: 

• Escanear todo lo que ocurre dentro de la organización en el ámbito de la protección de datos personales de trabajadores/as, clientes/as, potenciales clientes, etc. Es decir, realizar un estudio del tratamiento de los datos que se realiza en la organización. 

• Revisar si se está cumplimiento con la normativa y regulación de la protección de datos personales. Principalmente, con referencia al RGPD. 

• Identificar posibles riesgos y vulnerabilidades en el sistema de tratamiento de datos. Esto es lo que definimos como brechas de seguridad en datos.  

• Fomentar la confianza tanto entre los trabajadores de la organización como entre los clientes y potenciales clientes.  

• Poder demostrar el cumplimiento del RGPD ante la autoridad competente cuando esta lo requiera.  

Tipos de auditoría 

Existen distintos tipos de auditorías de protección de datos. Aunque los objetivos y la finalidad de todos ellos son las mismas, el procedimiento puede variar. A continuación, te mostramos los dos grandes grupos de tipos de auditorías que debes conocer. ¡Vamos allá! 

Auditoría interna 

La auditoría interna es aquella que se realiza por parte de los trabajadores/as de la organización. En concreto, de la mano de los especialistas en protección de datos, como el delegado/a de protección de datos, abogados/as especialistas, ingenieros/as de sistemas, etc. Serán estos equipos internos quienes comprueben el cumplimiento de la normativa de protección de datos, estudiando los procesos de la organización y el comportamiento de otros equipos, entre otros.   

Las principales ventajas de la auditoría interna en protección de datos es que el coste suele ser menor -puesto que se trata de empleados/as propios- y que, además, el conocimiento previo de la empresa y su funcionamiento es mayor, por lo que la duración de la auditoría también suele ser menor.  

Auditoría externa 

La auditoría interna de protección de datos es aquella realizada por empresas externas, como consultorías o asesorías especializadas en protección de datos. Estos permiten obtener una visión mucho más objetiva de los procesos particulares de la organización, comprobando si, realmente, se está cumpliendo con la normativa.  

Así, entre las principales ventajas de la auditoría externa encontramos que estos profesionales cuentan con una experiencia y especialización mayor, por lo que la imparcialidad está garantizada.  

¿Cómo se realiza una auditoría de protección de datos? 

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no establece fórmulas para la realización de las auditorías, por lo que cada empresa o institución puede diseñar y seguir su método, siempre que permita demostrar que se cumple la normativa. No obstante, a continuación, te mostramos algunos pasos o consejos sobre cómo se realiza una auditoría de protección de datos que pueden ayudarte. ¡Empezamos! 

1. Comprueba la documentación previa de la empresa en materia de protección de datos 

Conocer cómo se encuentra la empresa en cuanto al tratamiento de los datos personales es primordial para que la auditoría resulte un éxito. Por ello, el encargado deberá conocer y estudiar la documentación previa que existe en esta materia, como políticas internas de privacidad, acuerdos de procesamiento de datos, evaluaciones de impacto, evaluaciones de brechas de seguridad del pasado, contratos firmados, cláusulas de protección de datos, consentimiento expreso de los afectados/as, etc.   

Cuando se disponga de esta documentación y se revise en profundidad, será el momento de pasar a la siguiente fase.  

1. Planifica el paso a paso de la autoría en protección de datos 

Planificar el paso a paso de una auditoría en protección de datos es primoridal para que, a la hora de realizarla, el éxito esté garantizado. Para ello, es imprescindible establecer los objetivos que se quieren lograr con esta auditoría, así como las áreas de la empresa que se van a estudiar. Además, se deberá desarrollar el plan de auditoría, con las fases de esta, un cronograma y los recursos personales, económicos y materiales necesarios para su ejecución.  

Cuando esté listo el paso a paso de la auditoría, será el momento de ponerse manos a la obra. ¡A auditar! 

1. Analiza el nivel de cumplimiento de la empresa con la normativa vigente 

Una vez dispuesta la documentación necesaria y el cronograma a seguir, es el momento de comprobar si la organización cumple con la normativa vigente sobre protección de datos. Normalmente, se atiende al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que es la principal normativa en vigor. Se debe comprobar que se cumplen los requisitos obligatorios para el tipo de organización e investigar acerca de todos los procesos voluntarios en los que la empresa puede estar interesada. 

Este paso es primordial para, posteriormente, poder demostrar el cumplimiento de la normativa ante la autoridad competente. También es imprescindible atender al cumplimiento de la Ley Orgánica de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). 

1. Diseña y presenta el informe final de la auditoría con sus conclusiones 

El último paso es el de diseñar el informe final de la auditoría y presentarlo ante la autoridad competente si fuese necesario. En caso de no serlo, la auditoría puede difundirse a nivel interno –entre los empleados/as- para su conocimiento-, e incluso entre los clientes. De esta forma, la empresa transmitirá sensación de profesionalidad, seguridad y confianza.  

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